در دنیای پرشتاب امروز، شرکتها برای حفظ رقابتپذیری و افزایش بهرهوری، ناچار به بازنگری در روشهای اجرایی خود هستند. حوزهی بازرگانی نیز از این قاعده مستثنی نیست. بسیاری از سازمانها همچنان از روشهای سنتی برای انجام فرآیندهایی مانند استعلام، مناقصه، انعقاد قرارداد و ثبت درخواست کالا استفاده میکنند. در مقابل، سیستمهای دیجیتال بازرگانی با تکیه بر فناوری اطلاعات، رویکردی مدرن و مؤثر برای مدیریت فرآیندهای تجاری ارائه میدهند.
در این مقاله، به مقایسهی دقیق میان سیستمهای سنتی و دیجیتال در حوزهی بازرگانی میپردازیم تا بتوانید مزایا، چالشها و ضرورت گذار به راهکارهای نوین را بهتر درک کنید.
سیستمهای سنتی بازرگانی
در سیستمهای سنتی، بیشتر فرآیندها مبتنی بر ارتباطات کاغذی، تماسهای تلفنی و فایلهای غیرمتمرکز هستند. برای نمونه، در فرآیند استعلام، لازم است فرمها بهصورت دستی آماده شده، از طریق ایمیل یا فکس به تأمینکنندگان ارسال شوند و پاسخها نیز بهصورت پراکنده دریافت و بررسی گردند. جمعبندی اطلاعات نیز معمولاً با ابزارهای غیرتخصصی مانند اکسل انجام میشود.
از جمله چالشهای رایج در این مدل میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
کندی در انجام امور و تأخیر در تصمیمگیریها
نبود شفافیت و تمرکز در مستندات
دشواری در تحلیل دادهها و گزارشگیری
اتکای بیش از حد به نیروی انسانی
احتمال خطا و دوبارهکاری
سیستمهای دیجیتال بازرگانی
در نقطهی مقابل، سیستمهای دیجیتال بازرگانی مانند «سیستم جامع بازرگانی دفراز» با بهرهگیری از ماژولهایی همچون SRM (مدیریت تأمینکنندگان)، TRS (مدیریت معاملات)، CMS (مدیریت قراردادها) و RMS (درخواست کالا و خدمات)، امکان مدیریت یکپارچه و دقیق فرآیندهای تجاری را فراهم میکنند.
در چنین سیستمی، تمامی اقدامات از ثبت درخواست کالا تا برگزاری مناقصه، انعقاد قرارداد و تعامل با تأمینکنندگان در یک بستر دیجیتال، امن و متمرکز انجام میشود. کاربران میتوانند در هر زمان، به اطلاعات مورد نیاز دسترسی داشته باشند، وضعیت پیشرفت فرایندها را دنبال کنند و از طریق گزارشهای تحلیلی، تصمیمگیریهای دقیقتری داشته باشند.
از جمله مزایای این سیستمها میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
سرعت بالاتر در انجام امور و کاهش تأخیرها
کاهش هزینههای پنهان ناشی از خطا یا اتلاف وقت
بهبود دقت و صحت اطلاعات
دسترسی لحظهای به دادهها و اسناد
افزایش شفافیت در تمامی مراحل
امنیت بالاتر با کنترلهای سطح دسترسی
امکان ردیابی کامل عملکردها و ایجاد سابقه مستند
موانع مهاجرت به سیستمهای دیجیتال
با وجود مزایای متعدد، گذار از سیستم سنتی به دیجیتال همواره با چالشهایی همراه است. برخی از این چالشها عبارتاند از:
مقاومت سازمانی در برابر تغییر
نیاز به آموزش و توانمندسازی کاربران
هزینههای اولیه برای راهاندازی سیستم
لزوم فراهمسازی زیرساختهای فنی مناسب
با این حال، تجربه نشان داده است که با مدیریت صحیح تغییر، این موانع قابل حل هستند و سرمایهگذاری بر تحول دیجیتال، بازگشت سرمایه قابل توجهی در میانمدت به همراه دارد.
جمعبندی
استفاده از سیستمهای دیجیتال در حوزهی بازرگانی، دیگر یک انتخاب نیست؛ بلکه ضرورتی استراتژیک برای سازمانهایی است که میخواهند با تحولات بازار همراه شوند. در حالیکه سیستمهای سنتی همچنان در برخی شرکتها رایجاند، اما محدودیتها و ضعفهای آنها بهمرور باعث کاهش بهرهوری و افزایش هزینهها خواهد شد.
سازمانهایی که بهدنبال چابکسازی عملیات خود، افزایش شفافیت و بهبود مدیریت فرآیندهای تجاری هستند، باید استفاده از سیستمهای دیجیتال بازرگانی مانند محصول جامع شرکت دفراز را در اولویت خود قرار دهند. آینده متعلق به سازمانهایی است که توانستهاند ساختارهای سنتی را پشت سر بگذارند و با استفاده از فناوری، مسیر پیشرفت خود را هموار کنند.
