در دنیای امروز که سرعت، دقت و شفافیت سه اصل اساسی در موفقیت سازمانها محسوب میشوند، استفاده از ابزارهای دیجیتال برای خودکارسازی فرآیندها اهمیت ویژهای یافته است. یکی از این ابزارها، اتوماسیون بازرگانی است که نقش بسیار مهمی در افزایش بهرهوری، کاهش هزینهها و بهبود کنترل مدیریتی ایفا میکند.
در این مقاله، مفهوم اتوماسیون بازرگانی را بررسی میکنیم و تأثیر آن بر بهرهوری سازمانها، بهویژه در شرکتهای فعال در حوزه مناقصه، استعلام، خرید و قرارداد را مورد تحلیل قرار میدهیم.
اتوماسیون بازرگانی چیست؟
اتوماسیون بازرگانی به معنای استفاده از فناوریهای نرمافزاری برای خودکارسازی فرآیندهای مرتبط با خرید، فروش، قرارداد، تأمینکننده و ارتباط با مشتری در بخشهای بازرگانی یک سازمان است.
بهطور معمول، این اتوماسیون با مجموعهای از ماژولها مانند SRM، RMS، TRS، CMS و CRM پیادهسازی میشود و تمام فعالیتهای بازرگانی را از حالت دستی و کاغذی به فرآیندهای دیجیتال، قابل ردیابی و شفاف تبدیل میکند.
مؤلفههای اصلی در اتوماسیون بازرگانی
در یک سیستم جامع، مؤلفههای زیر معمولاً در قالب اتوماسیون بازرگانی دیده میشوند:
مدیریت تأمینکنندگان (SRM): برای ثبت، ارزیابی و تعامل با تأمینکنندگان
مدیریت درخواستها (RMS): ثبت و بررسی درخواست کالا و خدمات
مدیریت معاملات (TRS): اجرای فرایند استعلام و مناقصه بهصورت دیجیتال
مدیریت قراردادها (CMS): نظارت و بایگانی قراردادها و صورت وضعیتها
مدیریت فروش (CRM): تعامل با مشتریان و مدیریت فروش سازمانی
تأثیر اتوماسیون بازرگانی بر بهرهوری
1. کاهش خطای انسانی
با حذف فرآیندهای دستی و جایگزینی آنها با سیستمهای دیجیتال، خطاهای انسانی در ثبت اطلاعات، تاییدیهها و مستندسازی به حداقل میرسند.
2. افزایش سرعت فرآیندها
زمان مورد نیاز برای اجرای فرآیندهایی مانند استعلام، بررسی قرارداد، تایید درخواست و تعامل با تأمینکننده بهشدت کاهش مییابد.
3. شفافیت و قابلیت ردیابی بالا
تمام مراحل، تصمیمات، تاییدیهها و مستندات در سیستم ثبت میشوند و قابل پیگیری هستند. این امر، احتمال بروز فساد یا تخلف را کاهش میدهد.
4. بهبود تصمیمگیری مدیریتی
با در اختیار داشتن داشبوردها و گزارشهای تحلیلی دقیق، مدیران میتوانند تصمیمهای بهتری در زمینه تأمین، فروش، قراردادها و بودجه اتخاذ کنند.
5. افزایش هماهنگی بین واحدها
تمام واحدهای مرتبط با زنجیره تأمین و بازرگانی به یک سیستم مشترک متصل هستند و اطلاعات بهصورت همزمان و دقیق به اشتراک گذاشته میشود.
مثال عملی از تأثیر اتوماسیون
فرض کنید در یک سازمان بزرگ صنعتی، پیش از پیادهسازی اتوماسیون، برای ثبت یک درخواست کالا، حدود ۵ روز زمان صرف تأییدهای دستی، نامهنگاریها و پیگیریها میشد. پس از پیادهسازی سیستم جامع بازرگانی با ماژول RMSبه لین، این زمان به کمتر از ۱۲ ساعت کاهش پیدا کرده است. همچنین با اتصال سیستم به انبار و واحد مالی، موارد تکراری یا خارج از بودجه، بهصورت خودکار شناسایی و اصلاح میشوند.
مزایای کلان برای سازمانها
کاهش هزینههای عملیاتی
کاهش مصرف کاغذ و بهبود پایداری محیط زیستی
افزایش بهرهوری نیروی انسانی
افزایش رضایت تأمینکنندگان و مشتریان
انطباق بهتر با استانداردها و قوانین دولتی
نتیجهگیری
اتوماسیون بازرگانی نهتنها یک ضرورت برای دیجیتالی شدن فرآیندهاست، بلکه ابزاری برای رقابتیتر شدن، شفافتر شدن و بهرهورتر شدن سازمانها در اقتصاد امروز محسوب میشود. شرکتهایی که به سمت خودکارسازی فرآیندهای بازرگانی حرکت میکنند، در بلندمدت شاهد رشد، کاهش هزینه و افزایش رضایت مشتریان و تأمینکنندگان خواهند بود.
